‍

Verwerkersovereenkomst

Verwerking van persoonsgegevens

‍

Introductie

Deze Verwerkersovereenkomst maakt deel uit van de Hoofdovereenkomst tussen Apostle Technologies B.V. (hierna: "Apostle" of "Verwerker") en de natuurlijke of rechtspersoon met wie Apostle een overeenkomst sluit voor het gebruik van de Apostle-software (hierna: "Klant" of "Verwerkingsverantwoordelijke"). Samen worden de Verwerkingsverantwoordelijke en de Verwerker aangeduid als de "Partijen".

Voor het gebruik van de Apostle-software zijn de Partijen een overeenkomst aangegaan waarop de Algemene Voorwaarden van Apostle van toepassing zijn (gezamenlijk: "Hoofdovereenkomst"). Apostle zal namens de Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken om de Hoofdovereenkomst uit te voeren. In overeenstemming met de toepasselijke wetgeving sluiten de Partijen deze Verwerkersovereenkomst, waarin hun respectieve rechten en verplichtingen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens worden vastgelegd. De Hoofdovereenkomst en de Verwerkersovereenkomst bepalen gezamenlijk het onderwerp en de duur van de verwerking van persoonsgegevens.

‍

Artikel 1. Details van verwerking

Apostle verwerkt persoonsgegevens namens de Verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de in de overeenkomst beschreven diensten:

De Apostle-software stelt merkambassadeurs in staat om eenvoudig content aan te leveren, te bewerken en te presenteren aan groepen merkambassadeurs. Contentmakers gebruiken de Apostle-software app (beschikbaar voor iOS en Android). Publiceerders gebruiken de app en ontvangen voorgestelde berichten per e-mail.

Verdieping van de verwerking:

• Aard van de verwerking: Employee Advocacy-software.
• Doel(en) van de verwerking: Het delen van content op de persoonlijke sociale media-netwerken van medewerkers om de naamsbekendheid en zichtbaarheid (branding) te vergroten.

Categorieën van verwerkte persoonsgegevens ("Persoonsgegevens")

‍

Apostle mag geanonimiseerde klantgegevens gebruiken voor analytische en statistische doeleinden ter verbetering van de dienstverlening.

Opslagtermijnen:

• Alle gegevens worden opgeslagen volgens de AVG-richtlijnen binnen de Europese Unie.
• Alle communicatie binnen het Apostle-software systeem verloopt via HTTPS of SSL-verbindingen.
• Zodra een gebruiker uit het systeem wordt verwijderd, worden alle gegevens over de gebruiker gewist, behalve e-mailinformatie, die automatisch binnen 30 dagen wordt verwijderd.

Subverwerkers: Apostle houdt een actuele lijst van subverwerkers bij op https://trust.apostlesocial.com/subprocessors. De Klant wordt op de hoogte gebracht van voorgenomen wijzigingen en heeft het recht om binnen 30 dagen bezwaar te maken.

‍

Artikel 2: Instructies

Apostle zal de Persoonsgegevens uitsluitend verwerken:

• Op basis van schriftelijke instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke.
• Binnen het kader van de uitvoering van de Overeenkomst.

Apostle zal de Verwerkingsverantwoordelijke direct informeren indien een instructie in strijd is met de AVG of onredelijk is.

‍

Artikel 3: Doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Unie

1. Apostle mag Persoonsgegevens verwerken in landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
2. Doorgifte naar landen buiten de EER is alleen toegestaan met voorafgaande schriftelijke toestemming van de Verwerking Verantwoordelijke.

‍

Artikel 4: Vertrouwelijkheid en bijzondere persoongegevens

1. Persoonsgegevens worden als vertrouwelijk beschouwd.
2. Alleen werknemers en derden die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst krijgen toegang. Apostle garandeert dat zij en haar werknemers verplicht zijn tot geheimhouding.
3. De databases en applicaties worden gehost in AWS-datacenters in Frankfurt, Duitsland, die voldoen aan strikte beveiligingseisen en certificeringen zoals ISO 27001, ISO 27017 en ISO 27018, en volledig AVG-compliant zijn
4. Via de link https://trust.apostlesocial.com, vind je meer informatie over de ISO 27001 certificering van Apostle, sub-processors en beveiliging.

‍

Artikel 5: Vertrouwlijkheid

1. Apostle zal ervoor zorgen dat passende technische, fysieke en organisatorische maatregelen worden getroffen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking bij de uitvoering van de Overeenkomst.
   
   Deze maatregelen garanderen een passend beveiligingsniveau in verhouding tot de risico’s die de verwerking met zich meebrengt en de aard van de te beschermen persoonsgegevens. Hierbij wordt rekening gehouden met de stand van de techniek, de context en het doel van de verwerking, evenals de kosten van de implementatie van de maatregelen.
   
   De beveiligingsmaatregelen omvatten, waar passend, de volgende aspecten:

• Pseudonimisering en encryptie van persoonsgegevens om gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang.
• Continuïteit en beveiliging van verwerkingssystemen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens beschermd blijven tegen verlies of manipulatie.
• De mogelijkheid om de beschikbaarheid en toegang tot de persoonsgegevens snel te herstellen in geval van een fysiek of technisch incident.
• Een procedure voor regelmatige testen, evaluaties en beoordelingen van de effectiviteit van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen voor veilige verwerking.
• Beperking van toegang tot persoonsgegevens tot alleen die medewerkers of derden die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van de Overeenkomst.
• Logging en monitoring van toegang tot persoonsgegevens om misbruik of inbreuken te detecteren en te voorkomen.

2. Apostle zal wijzigingen in de beveiligingsmaatregelen melden aan de Verwerkingsverantwoordelijke. Als de Verwerkingsverantwoordelijke vaststelt dat aanvullende of strengere beveiligingsmaatregelen nodig zijn, zullen Apostle en de Verwerkingsverantwoordelijke in overleg treden om passende aanpassingen te maken.

‍

Artikel 6: Melden van datalekken

1. Apostle zal de contactpersoon van de Verwerkingsverantwoordelijke zo spoedig mogelijk, en in ieder geval binnen 24 uur na ontdekking, informeren over inbreuken op persoonsgegevens (Datalekken). Een datalek zal per e-mail aan de contactpersoon van de Verwerkingsverantwoordelijke worden gemeld.
2. Bij een datalek zal Apostle onmiddellijk corrigerende maatregelen nemen. Apostle zal volledig samenwerken met de Verwerkingsverantwoordelijke bij het opstellen en implementeren van een responsplan. Daarnaast zal Apostle de Verwerkingsverantwoordelijke ondersteunen bij het tijdig informeren van betrokkenen en de toezichthoudende autoriteit(en).
3. Apostle zal de Verwerkingsverantwoordelijke voorzien van alle relevante informatie over het datalek, waaronder in ieder geval:
   a) De aard van de inbreuk en het land (en, indien van toepassing, de subverwerker) waar deze heeft plaatsgevonden.
   b) Welke persoonsgegevens zijn betrokken bij het lek.
   c) Indien mogelijk, de categorieën betrokkenen en het geschatte aantal betrokkenen.
   d) De naam en contactgegevens van de Functionaris Gegevensbescherming (DPO) van Apostle of een ander contactpunt waar nadere informatie kan worden verkregen.
   e) Of de persoonsgegevens versleuteld, gehackt of anderszins ontoegankelijk zijn gemaakt.
   f) De maatregelen die Apostle reeds heeft genomen of voorstelt te nemen om de inbreuk te beëindigen, de gevolgen te beperken en herhaling in de toekomst te voorkomen.
   
   Indien niet alle informatie direct beschikbaar is, mag deze gefaseerd worden verstrekt, mits dit zonder onredelijke vertraging gebeurt.
4. Apostle zal een register bijhouden van alle datalekken die betrekking hebben op de persoonsgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke en de genomen maatregelen. Op verzoek zal Apostle de Verwerkingsverantwoordelijke inzage geven in dit register.

‍

Artikel 7: Inschakelen van derden

1. Apostle mag voor de uitvoering van haar diensten gebruik maken van subverwerkers. De subverwerkers die Apostle heeft ingeschakeld bij het aangaan van deze Verwerkersovereenkomst zijn vermeld in Artikel 1.
2. De Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om schriftelijk bezwaar te maken tegen nieuwe of gewijzigde subverwerkers, met opgave van redenen, binnen twee weken na de kennisgeving van Apostle over de wijziging. Indien de Verwerkingsverantwoordelijke bezwaar maakt, zullen Apostle en de Verwerkingsverantwoordelijke in overleg treden om een passende oplossing te vinden.
3. Apostle garandeert dat de ingeschakelde subverwerkers voldoen aan de verplichtingen van deze Verwerkersovereenkomst. In geval van fouten door een subverwerker blijft Apostle volledig aansprakelijk en zal zij eventuele schade behandelen alsof zij de fout zelf heeft gemaakt. Apostle zal ervoor zorgen dat subverwerkers contractueel gebonden zijn aan dezelfde verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming als Apostle zelf op grond van deze Verwerkersovereenkomst. In het bijzonder garandeert Apostle dat subverwerkers passende technische en organisatorische maatregelen treffen, zodat de verwerking aan de wettelijke vereisten voldoet.

‍

Artikel 8: Samenwerking bij klachten en verzoeken

1. Apostle zal tijdig en adequaat reageren op vragen en verzoeken van de Verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens onder de Overeenkomst.
2. Apostle zal de Verwerkingsverantwoordelijke direct informeren over klachten of vragen die afkomstig zijn van klanten van de Verwerkingsverantwoordelijke. Apostle zal niet rechtstreeks contact opnemen met klanten van de Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij de Verwerkingsverantwoordelijke hier expliciet opdracht toe geeft.
3. Apostle zal, voor zover mogelijk, de Verwerkingsverantwoordelijke ondersteunen bij het naleven van de rechten van betrokkenen. Dit omvat onder andere het recht op inzage, correctie of verwijdering van persoonsgegevens, binnen de wettelijk vastgestelde termijnen. Apostle heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om te waarborgen dat deze verzoeken op een correcte manier kunnen worden verwerkt.

‍

Artikel 9: Overige bepalingen

1. Bij beëindiging van de Overeenkomst zal Apostle, op instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke, alle Persoonsgegevens en kopieën daarvan aan de Verwerkingsverantwoordelijke retourneren of vernietigen, tenzij de Overeenkomst of de toepasselijke wetgeving anders bepaalt.
   
   Apostle zal de Verwerkingsverantwoordelijke schriftelijk bevestigen dat alle Persoonsgegevens en kopieën daarvan zijn geretourneerd of vernietigd, zonder onredelijke vertraging na beëindiging van de Overeenkomst.

Audits:

2. De Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om een onafhankelijke externe auditor of de interne auditafdeling een audit te laten uitvoeren om de naleving van de Verwerkersovereenkomst door Apostle te controleren.
3. Indien redelijkerwijs mogelijk, zal een audit van tevoren worden aangekondigd. Apostle zal volledig meewerken aan de audit.
4. Indien uit de audit blijkt dat Apostle verplicht is aanvullende maatregelen te nemen om aan de verplichtingen in deze Verwerkersovereenkomst te voldoen, zal Apostle de redelijke auditkosten dragen die door de Verwerkingsverantwoordelijke zijn gemaakt.
   
   Apostle zal de Verwerkingsverantwoordelijke ondersteunen bij het naleven van de verplichtingen onder Artikel 32 tot en met 36 van de AVG (GDPR), indien dit noodzakelijk is.